Egy olyan témát fogunk körbejárni ebben a cikkben, ami vállalkozóként szinte mindannyiunkat érint. Ha te is küzdesz azzal, hogy hogyan oszd be a napodat, hogy mindenre jusson időd, hogy minden fontos dolgot meg tudj csinálni amit elterveztél, akkor ez a mai cikk mindenképp a javadat fogja szolgálni. Az időgazdálkodás számomra is nagy kihívás még a mai napig is, borzasztóan küzdök vele én is, bár már javuló tendenciát mutatok azt hiszem. Az elmúlt fél évben kezdtem el aktívan foglalkozni ezzel a témával és úgy vélem, hogy jó úton haladok, ezért szeretném megosztani veletek a számomra bevált tippeket és tanácsokat.
Hogyha inkább videós formában szeretnéd látni a cikket, akkor itt van hozzá a videó:
1. Időgazdálkodási tipp: Tervezd meg a napodat!
Sokan mondják, hogy ezt előző nap este tedd meg. Egy ideig én is próbáltam így csinálni, mindig előző este szedtem össze a másnapi feladataimat, viszont nekem sokkal jobban bevált az, hogy aznap reggel írom össze, hogy milyen feladatokat szeretnék elvégezni. Rossz érzés volt úgy lefeküdni, hogy azon kattogtam miket kell majd másnap megcsinálnom. De próbáld ki mindkettőt, és ami neked beválik azt vidd aztán tovább.
Nagyon fontos az, hogy hogyan is csinálod ezt a napi tervezést:
- Először is írd össze az összes olyan feladatot amiről úgy gondolod, hogy másnap meg szeretnéd csinálni.
- Majd priorizáld ekezet a feladatokat. Jelöld be azokat, amelyeket tényleg feltétlenül muszáj megcsinálnod aznap.
- Amiket nem jelöltél meg azokat egyelőre rakd félre, csak a prio feladatokkal foglalkozz.
- A prio feladatokhoz írd oda, hogy melyik mennyi időt fog igénybe venni. Javaslom, hogy inkább becsüld túl ezt az időt. Sokszor hajlamosak vagyunk alábecsülni, így inkább próbáljuk meg túl becsülni.
- Utána határozd meg ezeknél a feladatoknál, hogy pontosan mettől meddig fogsz velük foglalkozni. Mindenféleképp kalkulálj szünetekkel is, az én javaslatom egy 1 órás ebédszünet és egy-egy negyedórás szünet délelőtt és délután is, mert egyszerűen szükséged lesz rá.
- És ha mindezzel megvagy, és még maradt időd a tervezésbe, akkor megnézheted még a nem prio feladatokat is, hogy mi az ami beleférhet a napba.
Fontos: a rendelkezésre álló időd 80%-val kalkulálj!
Ne akard betervezni a teljes napot, mert úgyis közbe fognak jönni dolgok.
2. Időgazdálkodási tipp: Állítsd ne zavarj (vagy repülőgép) üzemmódba a telefonodat!
Sokan azt mondják, hogy állítsd repülőgép üzemmódba, ami tényleg abszolút tökéletes csendet és harmóniát biztosít neked, hiszen senki nem zavar meg és még csak nem is tudsz róla, hogy kerestek téged. Ennek van előnye és hátránya is.
Számomra sokkal jobb az, hogy tudok róla, hogy kerestek engem. Ezért a „Ne zavarj” üzemmódot preferálom inkább. „Ne zavarj” üzemmódban ugyanúgy nem tudnak téged elérni, viszont ha szeretnéd bármikor ránézhetsz a telefonodra és látni fogod, hogy kik kerestek, és ha épp van rá időd akkor válaszolni is tudsz.
Hogyha esetleg attól félsz, hogy az emberek nem tudnak ehhez hozzászokni vagy megsértődnek, hogy nem érnek el telefonon, akkor ne aggódj! Ez mind nevelés kérdése. Az én ügyfeleim például abszolút hozzászoktak már, hogy alapvetően engem nem tudnak elérni napközben. Amikor ránézek a telefonomra látom, hogy kerestek, és ha épp olyan időt töltök, amikor belefér a telefonálás, akkor visszahívom őket.
Ha pedig olyan iparágban dolgozol, ahol elengedhetetlen, hogy folyton telefonközelben legyél, akkor érdemes lehet elgondolkodni azon, hogy felvegyél egy ügyfélszolgálatos munkatársat erre a célra.
3. Időgazdálkodási tipp: Kapcsold ki az értesítéseket és a Messenger fejeket!
Én például egy rettentő kíváncsi személy vagyok. Ezért, hogyha látom, hogy valaki írt, akkor azt egyből meg akarom nézni. Ha nem nézem meg, az fog emészteni, hogy vajon mit írtak. Ha pedig megnézem akkor az, hogy esetleg nem válaszoltam neki. Ha pedig válaszolok neki, akkor azzal tuti idő megy el.
Ezek az apró üzenetek, beszélgetések is rengeteg energiát vesznek el tőled, lefoglalnak már csak akkor is ha elolvasod őket.
Ezért azt javaslom, hogy napközben ne nézegesd a Messenger, Viber hasonló üzeneteket. (Kivéve akkor, ha az ügyfelekkel itt tartod a kapcsolatot.(
4. Időgazdálkodási tipp: Zárd be az e-mailező programodat (vagy inkább meg se nyisd)!
Sokáig én is úgy voltam vele, hogy ha jön egy e-mail arra maximum 1 órán belül válaszolnom kell. De ez nem így van, ezt senki nem várja el.
Jelölj ki egy, maximum két alkalmat minden nap, amikor megnézed az e-maileket és válaszolsz rájuk, de akkor csak ezzel foglalkozz!
Így sokkal gyorsabban letudod ezt a feladatot. Hiszen, ha az azonos típusú feladatokra rááll az agyunk, utána sokkal könnyedebben tudja megoldani ezeket. Amikor nem az e-mailekkel foglalkozol, akkor rájuk se nézz.
Helyette inkább egy ilyen alkalmat iktass be a napodba, és azt is inkább estefelé, amikor már nem tudsz annyira produktív munkát végezni. Ilyenkor nincsen az, hogy ha napközben megnézel egy e-mailt – és akár válaszolsz rá, akár nem – az a téma ott lesz fejedben, és energiát fog tőled elvonni.
5. Időgazdálkodási tipp: Feküdj le korán és kelj fel korán!
Egy ideig én is későn feküdtem (éjfél-1 körül) és később is keltem (fél 9-9 körül), majd kipróbáltam, hogy milyen, ha legkésőbb 11-kor lefekszem és fél 7 -7 körül felkelek. Korábban 7-9 órát aludtam, most viszont csak 6-7 órát alszok, viszont még produktívabban is tudom tölteni a napot, mint előtte.
Az én személyes elgondolásom az, hogy az emberi szervezet is arra van ráállva, hogy úgy feküdjön és keljen, mint ahogy a természet körülötte.
Hogyha nem tudsz korán felkelni, akkor azt javaslom, hogy kezdd valami olyan tevékenységgel a napot, amit nagyon szeretsz.
Egy időben még edzéssel kezdtem a napot. Viszont tudni kell rólam, hogy utálok mozogni. Így, amikor ezzel indítottam a napjaimat, borzasztó volt kikelni az ágyból.
Mostanában viszont azt csinálom, hogy valami olyannal indítok, amit nagyon szeretek. Imádok marketing és vállalkozás terén okosodni, tehát reggelente ilyen tartalmak fogyasztásával kezdek. Egy videó alatt pedig még az edzés is belefér, és így sokkal nagyobb lelkesedéssel kezdek neki a mozgásnak is így.
6. Időgazdálkodási tipp: Csoportosítsd a hasonló feladatokat!
Az azonos típusú feladatokat rakd egy kupacba!
Minden egyes feladat váltásnál az agyunknak átáll az egyik típusú feladatról a másikra, ami időt vesz igénybe.
Így tehát ha például posztokat készítesz, akkor ne az legyen, hogy megírsz egy poszt szöveget, megcsinálod hozzá a képet, majd megírsz még egy szöveget és csinálsz még egy képet, hiszen így sokkal kevésbé leszel hatékony.
Csináld inkább azt, hogy megírod az összes poszthoz a szöveget, majd megcsinálod az összes poszthoz a képet, így nem kell oda-vissza lépegetned például a programok között sem.
7. Időgazdálkodási tipp: A napot kezdd a kreatív és nagy agyi kapacitást igénylő feladatokkal!
Reggel frissen, fitten vagy a legkipihentebb. Ezért ekkor a legérdemesebb foglalkoznod ezekkel a feladatokkal. Estére hagyhatod a monoton, gondolkodást nem igénylő teendőket, amiket kevésbé kipihent állapotban is hatékonyan tudod megcsinálni.
8. Időgazdálkodási tipp: Iktass be egy pihenőt a nap közepére!
Akár feküdj le aludni, de legalább valami olyasmit csinálj, ami számodra maximális kikapcsolódást jelent. Ne sorozatot nézz, ne a Facebookot görgesd, ne cikkeket olvass, hiszen ezek is mind megterhelik az agyadat. Inkább mozogj vagy valami olyan dolgot csinálj, amihez nem igazán kell használnod az agyadat!
Lehet, hogy kicsit luxusnak tűnik számodra, hogy a nap közepén alvással töltsük a drága időnket, viszont az a helyzet, hogy ha ezt megteszed, sokkal produktívabb leszel a nap hátralévő részében és ezáltal időt fogsz nyerni.
9. Időgazdálkodási tipp: Felejtsd el a multitaskingot!
Az a helyzet, hogy amikor azt hiszed, hogy több dolgot csinálsz egyszerre akkor azt tényleg csak hiszed, valójában egyetlen dolgot csinálsz.
Ez úgy működik, hogy foglalkozol valamivel. Majd leváltod az agyad arról a feladatról, át a másikra. Majd megint egy másikra
Ezek a váltások olyan gyorsan történnek, hogy észre sem veszed, ezért tűnik úgy, hogy mintha több dolgot csinálnál egyszerre. A váltások időt vesznek igénybe, és ha összeadódnak akár több 10 perc is kijöhet belőlük.
Tehát egyszerre egy dologra figyelj, hiszen akkor tudod a legjobb, legminőségibb munkát megcsinálni a leggyorsabban.
+1 Időgazdálkodási tipp: Engedd el a maximalizmusodat!
Ez számomra is nagyon nehéz még. Tudom jól, hogy akadályozom magamat a túlzott maximalizmusommal. Vállalkozóként egy kicsit mind maximalisták vagyunk, ami egy bizonyos szintig jó, viszont egy bizonyos szint után csak gátol minket.
Az időmenedzsment mentorom, Kemenczés Nikolett mondta azt, hogy
„az időmendzsment igazából döntés kérdése: döntünk arról, hogy mivel foglalkozunk és miről mondunk le.“
Tehát minden alkalommal amikor foglalkozol valamivel, valamiről le fogsz mondani és ezt muszáj elfogadnunk. Nem létezik, hogy mindenre időnk legyen. Muszáj elfogadni azt, hogy nem tudunk mindent megcsinálni.
Szívesen olvasnál még hasonlókról? Rendszeresen megjelenő hírleveleimben ilyen és egyéb, vállalkozással, online marketinggel, web-/landing oldal készítéssel kapcsolatos fontos tudnivalókat osztok meg. Ha szeretnéd kimaxolni a vállalkozásodban lévő potenciált, akkor iratkozz fel ezekre a hasznos levelekre!
Remélem a fent említett tippekkel neked is segíteni tudtam.
Ha esetleg ez mégsem lenne elég és szeretnél többet fejlődni, meleg szívvel ajánlom neked is Nikit. Vele azt érzem, hogy tényleg haladunk előre, tényleg van eredmény, tényleg meg tudom csinálni azokat a fontos feladatokat, amiket eltervezek egy-egy napra. Szóval nyugodtan keresd őt az uraldazeleted.hu weboldalon. Egész biztos vagyok benne, hogy hatalmasat tud segíteni az időbeosztásodon és hatékonyságodon, úgy, ahogyan azt velem is tette 🙂
Ha mélyebben érdekel a téma, szeretnél másokkal is beszélgetni erről, vagy kérdésed van hozzá, akkor lépj be a ProduktON! közösségbe Facebookon, ahol hozzád hasonló magyar kisvállalkozókkal beszélgethetsz, és tőlem is kérdezhetsz, egyelőre teljesen ingyenesen. Csatlakozz hozzánk, és többé nem leszel egyedül ezen a sokszor nem annyira könnyű vállalkozói úton!
